Sous-traiter la gestion des courriers qui entrent et sortent chaque jour est devenu une pratique courante. Profiter des compétences d’un personnel spécialisé sans avoir à le former, ni le manager, constitue désormais une alternative à l’embauche dans de nombreux domaines qui touchent à l’environnement de travail. Une possibilité particulièrement intéressante s’agissant d’une mission bien plus technique qu’elle n’en a l’air…

Méthodologie et certification

Les praticiens extérieurs disposent généralement d’une longue pratique de la gestion du service courrier. Cette expérience a été formalisée pour en faciliter la transmission et l’application : les meilleurs prestataires l’ont formalisée dans des guides de procédures rigoureux, qui incluent le contrôle permanent de la qualité produite, idéalement validée par des certifications type ISO 9000.

Lire aussi : Les défis du courrier dans l’entreprise aujourd’hui

Qualification et gestion des ressources humaines

Il est fréquent que le personnel interne des services généraux se sente mal considéré, ou simplement… oublié. La question ne se pose plus avec un prestataire, dont les opérateurs sont spécialisés, qualifiés, et adaptables. Ils bénéficient de formations régulières à leurs différents métiers, ainsi que de l’encadrement et des conseils des spécialistes de leur entreprise. Grâce aux fiches de poste décrites dans les guides de procédures, ils sont rapidement opérationnels lors de leur arrivée.

Souplesse

L’externalisation génère aussi une organisation plus réactive, capable d’accompagner le changement. Le professionnalisme des opérateurs leur permet de s’adapter rapidement aux nouvelles situations, à des besoins de sécurité et de confidentialité spécifiques, et aux changements des besoins de leurs clients, par exemple lorsque des évolutions des volumes de courrier à traiter nécessitent d’ajuster rapidement les effectifs.

Lire aussi : 7 pistes pour mieux organiser la procédure courrier

Article rédigé par François Jeanne