1 – Installer un centre de tri à double entrée

Il est rare de rencontrer aujourd’hui des opérateurs courrier qui vont jusqu’à le distribuer dans les bureaux des collaborateurs. La pratique commune consiste à trier les arrivées par service, et à les mettre à disposition dans les cases dédiées d’un meuble prévu à cet effet, qui peut donc occuper un vaste espace sur un site important.

Pour éviter de trop nombreuses allées et venues devant ce meuble, avec le risque de vols ou d’erreurs lors du retrait des courriers par une personne non habilitée, il est conseillé de prévoir une double entrée pour chaque case. Sur un côté du meuble, elle est libre d’accès pour que l’opérateur y glisse facilement les courriers. De l’autre, l’accès au courrier à retirer est protégé par un verrou, dont seules les personnes habilitées du service détiennent la clé.

2 – Prévoir un dépôt minute pour les plis urgents

Les différents services de l’entreprise gèrent habituellement à leur étage une bannette « courrier départ », que la personne en charge peut apporter une ou plusieurs fois par jour au local courrier. Pour les plus urgents, il faut prévoir la possibilité d’un « dépôt minute », par exemple au travers d’une boîte aux lettres accessible en permanence et reliée à un bac départ de la Poste. 

3 - Affranchissement : anticiper les gros volumes grâce au module logiciel

Lorsque l’entreprise a des volumes de courrier importants à envoyer, il est souhaitable d’installer une machine à affranchir dans le local, l’équipe du service se chargeant alors du timbrage. Pour éviter les engorgements dus, par exemple, à un afflux de plusieurs mailings postaux à envoyer simultanément, un module logiciel permet aux services concernés de prévenir de leurs futures livraisons de courrier, et ainsi de mieux les planifier.

Dans le cas contraire, l’opération sera effectuée manuellement (avec des matériels de taille plus modeste) par le service courrier, qui doit donc anticiper sur le départ Poste pour que tous les envois soient prêts à l’heure fatidique.

4 – Encourager la dématérialisation

Lorsque le service courrier reçoit une série de courriers similaires adressés à plusieurs personnes, ou un courrier non nominatif, il est intéressant de le scanner pour le mettre à disposition sous forme dématérialisée à l’ensemble des destinataires, dans une boîte à lettre électronique prévue à cet effet.

5 - Courriers recommandés ou confidentiels : opter pour une traçabilité maximale

Ces envois et réceptions sensibles font l’objet de toutes les attentions du service courrier, qui doit combiner rapidité d’action et sécurité. Les logiciels de suivi du courrier permettent un enregistrement des codes-barres des plis recommandés, et préviennent les destinataires habilités à les retirer - qui devront s’identifier pour ce faire. Une procédure spéciale doit également organiser le traitement des recommandés arrivés sans destinataire, afin qu’ils ne s’égarent pas entre les services.

6 – Isoler le pôle courrier

La circulation des coursiers, venus livrer ou retirer des plis urgents, sera proscrite à l’intérieur des locaux de l’entreprise pour d’évidentes raisons de sécurité. C’est au service courrier d’assurer les réceptions et les envois, selon une procédure rigoureuse. Il est ainsi souhaitable d’isoler le pôle coursier du reste du local courrier, avec un guichet pour les échanges de plis et, si possible, un accès différencié par l’extérieur. Si les contraintes logistiques de l’entreprise imposent une réception des coursiers au niveau de l’accueil, celui-ci sera doté d’outils logiciels permettant d’une part d’enregistrer les plis déposés ou retirés, et d’autre part une liaison avec le service courrier pour que celui-ci viennent retirer les livraisons et les entreposer en toute sécurité dans son local.

7 – Respecter le manuel de procédure

On le voit, l’organisation d’un service courrier est rythmée par de nombreuses opérations, à des heures et avec des interlocuteurs différents. C’est en décrivant minutieusement les procédures à suivre, puis en les respectant à la lettre, que ses responsables peuvent délivrer un service de qualité.